Що?

Модуль планування для замовника

Що робимо?

Ми хочемо оцінити, що сталось минулого року по конкретному замовнику, щоб на це звернути увагу і покращити закупівлі у цьому році. 

Чому це важливо

Модуль аналітики може бути корисним для тих замовників, які хочуть зрозуміти власні показники по плануванню, а також може допомогти зрозуміти в разі необхідності що потрібно робити аби поліпшити їх з метою забезпечення ефективного планування.

Переходимо на лист “Карточка організатора”. Далі вибираємо минулий рік 2017 і спочатку конкретного організатора. Наприклад знаючи ЄДРПОУ через пошук додайте конкретного замовника у відбір і закріпіть. 

Ми ж дану дію виконаємо на прикладі Фінансового управління Жмеринської РДА - 34227893. Ви побачите контактні дані даного замовника, а також загальну статистичну інформацію, яка свідчить про рівень ефективності планування. На даному листі аналізуємо замовника:

1. % оголошених -  визначається співвідношенням кількості закупівель до кількості пунктів плану. 74% - даний показник говорить про те що замовник слідує плану, але інколи закупівлі не відповідають планам. Це означає що у 23% наявних пунктах плану він так і не оголосив закупівлю.2. % виключених - це відношення пунктів плану, які відмічені як неактуальні до загальної кількості пунктів плану. 26% - досить високий відсоток виключення. Тобто замовник запланував закупівлі, а згодом їх відмінив. Цьому факту є пояснення, нюанси ми розповідали в інших відео, але зазвичай пункти плану виключають, якщо відпала потреба або зменшилось фінансування. Великий відсоток цього показника може свідчити про наявність проблем у процесі планування. 3.% в місяць оголошено показує % закупівель, де пункт плану опублікований в той же місяць, що і закупівля. 67% говорить про те, що переважно замовник створює пункт плану, і одразу ж закуповує в один і той самий місяць. Існує менше шансів, що потенційний учасник зможе підготуватись заздалегідь до таких закупівель, що може вплинути на конкуртеність на торгах. Чим вище конкурентність тим більша економія і краща якість. Це не є порушенням законодавства, але з точки зору ефективного планування, потрібно публікувати плани з розривом мінімум в місяць. Підприємство має поліпшити управління довгостроковим плануванням. 

4.% після місяця оголошення враховує пункти плану, в яких місяць публікації пункту плану є більшим місяця планованого місяця закупівлі.  0% - гарний показник. Отже, замовник не закуповує без публікації пунктів плану. Якщо по даному показнику значення буде більше за 0 це означатиме, що існує велика ймовірність, що порушується закон, адже, закупівля не відбувається відповідно до РП. Річний план оприлюднюється після оголошення, що неефективно. В даному випадку порушується законодавство по публікації річних планів закупівель, особливо, для надпорогових процедур.

1% вже свідчить про наявність проблем, які треба детальніше розглянути. Якщо цей показник більше нуля для надпорогових процедур, то існує велика ймовірність того, що був порушений закон.

5.% зі змінами відображає співвідношення кількості пунктів плану зі змінами до загальної кількості пунктів плану. 56%. Замовник часто коригує пункти плану, що також створює перешкоди для планування постачальником участі в закупівлях та співробітництва із замовниками.  

У даного замовника великі показники % виключених і % зі змінами. Як і видалення пунктів плану так і внесення змін у пункти плану - це додаткові витрати часу, які краще мінімізувати. Дійсно, існують причини, про які замовники знають: бюджетування, і нагальні потреби, які виникають раптово і потребують внесення змін в інші пункти плану по зменшенню суми задля економії коштів. Але в даному випадку показник є високим і його потрібно коригувати (або хоча б зрозуміти чому вносилися зміни).

Давайте проведемо аналіз по якій саме групі CPV є просідання по показнику % змінених та % виключених. Для цього на графіку необхідно встановити вимір “Група CPV” а далі встановити критерії співвідношення 1. % змінених; 2.% виключених. Обираємо групу максимального ризику (можемо це зробити за допомогою ласо, щоб обрати ласо нам потрібно клікнути на графік) і бачимо саме ті ЦПВ, по яким є явне просідання і стосовно яких замовник найпершим чином має прийняти управлінське рішення з метою ліквідації факту неефективного планування.

Ще інструкції, які допоможуть розібратись з тим, як шукати конкретні закупівлі в Публічному модулі аналітики:

• Огляд модуля планування для замовника
• Як оперативно виявити помилки в річних планах закупівель. Інструкція
• Етап планування: показники ефективності
• Етап планування: відсоток оголошених пунктів плану

Повний перелік інструкцій є на сторінці інструментів DOZORRO та Youtube каналі.

Задати питання можна в Facebook групі "Аналітичні інструменти ProZorro".