Підписання договору про закупівлю — це кінцевий етап та основна мета відкритих торгів з особливостями. Так, договір про закупівлю має бути укладений не раніше ніж через 5 днів і не пізніше ніж 15 днів від дати, коли замовник оприлюднив повідомлення про такий намір у Prozorro. 

За даними ProBI Prozorro, у понад 3,5% відкритих торгів замовнику та переможцю потрібно було більше часу, щоб укласти договір, а саме понад 20 днів (враховуючи додаткові дні на його публікацію). Тобто такі випадки не часто, але трапляються. Розберемо механізм продовження строку для укладення договору про закупівлю у відкритих торгах з особливостями, враховуючи закупівельне законодавство та практичні аспекти.

Відповідно до абзацу 4 пункту 49 Особливостей, замовник укладає договір про закупівлю з учасником, який визнаний переможцем процедури закупівлі, протягом строку дії його пропозиції, не пізніше ніж через 15 днів з дати прийняття рішення про намір укласти договір про закупівлю відповідно до вимог тендерної документації та тендерної пропозиції переможця процедури закупівлі. У випадку обґрунтованої необхідності строк для укладення договору може бути продовжений до 60 днів. 

Аналогічне положення про продовження строку міститься і в нормах Закону України «Про публічні закупівлі».

Одразу постає питання, що ж таке «обґрунтована необхідність»? Ні в Законі України «Про публічні закупівлі», ні в Особливостях, ні в інших нормативно-правових актах немає положень про це. Які випадки можуть підпадати під це поняття, у якій формі замовники мають їх підтверджувати, та чи повинні повідомляти про це в електронній системі закупівель? 

Підстави

Що стосується переліку підстав, щоб продовжити строк, то Міністерство економіки України у відповідь на запит 2008/2020 зазначило, що «оскільки Законом не визначено конкретного переліку випадків щодо продовження строку для укладення договору про закупівлю, замовник самостійно визначає такі випадки та обґрунтовує їх». 

Так, ініціативу щодо такого продовження може проявити як і замовник, так і переможець відкритих торгів з особливостями.

Утім, у разі потреби, саме замовник визначає, чи є підстава продовжувати строк укладання договору. Наприклад, замовник отримав лист від переможця процедури закупівлі з проханням продовжити строк у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю/відпусткою/відрядженням підписанта за договором, або ж, наприклад, почався моніторинг процедури закупівлі. На практиці замовники обирають і такі підстави  продовження: 

• необхідність детально розглянути кошторисну документацію переможця процедури закупівлі (у закупівлі за ID: UA-2024-08-06-007186-a); 

• необхідність для осіб замовника, які погоджують договори, більш детального вивчити умови договору (у закупівлі за ID: UA-2024-08-16-005960-a); 

• недофінансування у встановлені терміни (у закупівлі за ID: UA-2024-04-13-000020-a).

У будь-якому разі, якщо замовнику надійшов  лист/звернення/повідомлення від переможця процедури закупівлі, це варто зафіксувати щонайменше в реєстрі вхідної кореспонденції. Це може стати в пригоді за потреби підтвердити наявність такої ініціативи.

Обґрунтування

Як бачимо, головною вимогою, яка закріплена в законодавстві щодо продовження строків укладення договору, є те, що воно має бути обґрунтованим. Відповідно таке обґрунтування потрібно зафіксувати. Не слід забувати і про положення, яке встановили у частині 10 статті 11 Закону України «Про публічні закупівлі»: рішення уповноваженої особи оформлюються протоколом із зазначенням дати прийняття рішення, який підписується уповноваженою особою. 

Висновок такий: замовник обов’язково має оформити протокол, де зазначити про необхідність та причини того, щоб продовжити строк укладення договору. До того ж, як показує практика моніторингів Держаудитслужби, нерідко трапляються випадки, коли замовників просять обґрунтувати цю необхідність (моніторинг UA-M-2024-08-22-000005, у закупівлі за ID: UA-2024-05-28-001544-a; моніторинг UA-M-2024-05-20-000083, у закупівлі за ID: UA-2024-03-22-005094-a; моніторинг UA-M-2024-07-31-000033, у закупівлі за ID: UA-2024-06-26-008411-a).

Окремо звертаємо вашу увагу на те, що законодавство не вимагає публікувати такий протокол. До того ж в електронній системі закупівель станом на грудень 2024 р. немає функціоналу, щоб прикріпити такий документ.

Деякі замовники намагаються уникнути ймовірних питань та запитів, наприклад, від Держаудитслужби чи громадських організацій, щодо того, чи наявна обґрунтована необхідність продовження строку для укладення договору до 60 днів. Разом з договором про закупівлю вони оприлюднюють протокол про продовження строку для підписання договору, у якому зазначають дату прийняття такого рішення та необхідність такого продовження з належним, на розсуд замовника обґрунтуванням. Важливо, що публікація такого протоколу не є порушенням.

Отже, замовники повинні обґрунтовувати продовження строку підписання договору про закупівлю та мати документальне підтвердження у формі протоколу з додатками (як-от лист від переможця, якщо є). Чи публікувати такий протокол, замовники вирішують на власний розсуд.

Цю публікацію підготовлено в межах проєкту «Підтримка цифрової трансформації», що фінансується USAID і UK Dev.