Ще в недалекому минулому тема закупівель була доступною тільки обмеженому колу осіб, а саме тим, хто безпосередньо ними займався. Сьогодні ж вона є предметом широкого обговорення і у ЗМІ, і у соціальних мережах. Запущено навчальні онлайн-курси, в яких детально описано процедуру проведення, як допорогових, так і надпорогових закупівель, проводиться безліч лекцій різними організаціями тощо.
Однак, все-таки питання помилок Замовників при проведенні торгів залишається актуальним. Кожного дня до нас надходять відгуки щодо порушень у тендерах. На основі цих фідбеків від постачальників ми вивели декілька рекомендацій, які, на нашу думку, будуть корисними для Замовників:
1. Ділити закупівлю на лоти
В першу чергу, такі дії зможуть розширити конкуренцію на ринку. «Порядком визначення предмета закупівлі», затвердженим Наказом Міністерства економічного розвитку і торгівлі № 454 встановлено право Замовника, а не обов’язок виділити окремі частини предмета закупівлі.
При цьому, Замовники часто ігнорують цей пункт Порядку, аргументуючи тим, що закупівля без поділу на лоти є більш привабливою для потенційних учасників. Разом з тим, через таке небажання Замовника предмет закупівлі в цілому може обмежити конкуренцію на ринку.
Для прикладу, так, як це було по закупівлі фармацевтичної продукції https://dozorro.org/tender/UA-2017-01-04-000941-b
Замовники включили в медико-технічне завдання товари, на які потрібна окрема ліцензія Державної служби України з лікарських засобів та наркотичних препаратів. Як наслідок, в закупівлі не могли взяти участь постачальники, які не мали даної ліцензії.
Таким чином, при оголошенні тендеру і формуванні технічного завдання потрібно дослідити ринок, оскільки часто товари, які Вам потрібно купити, не є у широкому вжитку. Або ж для продажу таких товарів потрібна спеціальні дозвільні документи, якими теж володіють не усі.
2. Перевіряти інформацію, яку ви оприлюднюєте у електронній системі
Мінімальний строк для подання пропозицій на надпорогових закупівлях складає 15 днів до дня розкриття пропозицій. При цьому, у випадку, якщо очікувана вартість закупівлі перевищує для товарів і послуг - 133 тисяч євро, для робіт - 5150 тисяч євро, такий строк повинен становити не менше 30 днів.
Є цілий ряд випадків, коли Замовники без розміщення тендерної документації в системі проводили торги, ось один з них
https://dozorro.org/tender/UA-2017-06-27-002236-b
За результатами запитів було встановлено, що у зв’язку з технічними проблемами документи не були підвантажені в систему, що спричинило порушення. Або ж Замовники, які раніше не працювали в сфері закупівель, у зв’язку з відсутністю досвіду не знали, що такий документ є необхідним.
Це саме стосується і визначення нецінових критеріїв оцінки. Замовником https://dozorro.org/tender/UA-2017-03-09-000012-a#tender було визначено такі критерії в тендерній документації, але в електронній системі зазначено лише критерій «Ціна».
Тому, при оголошенні закупівлі та розміщенні документів на електронних майданчиках, варто перевіряти наявність даної інформації на веб-порталі Уповноваженого та перевіряти її відповідність у прикріплених документах.
3. Розміщувати договір укладений за результатами здійсненої процедури закупівлі зі всіма додатками
Відповідно до законодавства, договір розміщується в системі електронних закупівель протягом 2 календарних днів з дня його підписання. Разом з тим, всі специфікації та додатки є його невід’ємною частиною, а тому також повинні бути розміщені в системі протягом вказаного періоду часу.
Типовою помилкою, є власне нерозміщення специфікацій, що викликає безліч запитань до такої процедури, оскільки саме в специфікації прописаний предмет закупівлі (його торгівельна марка, вид та фасування, ціна за одиницю тощо).
Крім того, акцентуємо увагу на тому, що мало провести правильно тендер, потрібно ще потім належним чином забезпечити потребу установи у товарах/роботах/послугах. Адже, після завершення тендеру та підписання договору, вступають в силу цивільно-правові відносини.
Саме тому, необхідно ретельно поставитись до складення договору, особливу увагу треба приділити розділу «Відповідальність сторін», «Порядок розрахунків» «Якість товару» тощо.
4. Правильно скласти тендерну документацію
Законом встановлено перелік вимог, які обов’язково повинні бути включені до документації.
А) Технічне завдання
Інколи Замовники оприлюднюють ТД без точної інформації про технічні характеристики. Вищенаведені дії не дають можливості учаснику належним чином підготувати пропозицію, оскільки, важко зрозуміти, що ж саме планує закупити Замовник.
Яскравим прикладом такої закупівлі є ремонт станції метро Лівобережна в м. Києві https://dozorro.org/tender/UA-2017-01-13-001370-b
Також, трапляються випадки, коли технічне завдання описують загальними тезами, а за рештою інформації просять звертатись в телефонному режимі.
Такі дії не відповідають основним принципам відкритості та прозорості, а також суперечать статті 11 Закону, де вказано що абсолютно вся інформація повинна бути розміщена в електронному вигляді.
Б) Кваліфікаційні вимоги
При встановленні кваліфікаційних критеріїв на виконання вимог статті 16 Закону України «Про публічні закупівлі» Замовники намагаються внести свою певну «новацію», яка часто містить дискримінаційний характер. На підтвердження наявності досвіду виконання аналогічних договорів замовники нерідко просять надати договори, які укладались лише з бюджетними/комунальними установами. Це обмежує можливість приймати участь в тендері учасників, які раніше не працювали у державному секторі, однак, мають можливість, бажання, досвід забезпечити потребу замовника.
Або ж вимога щодо наявності матеріально – технічної бази в конкретному регіоні, що фактично є дискримінацією за територіальним принципом.
В) Критерії в Інструкції по підготовці тендерної пропозиції
Деякі Замовники для полегшення життя встановлюють пункти в документації, які зовсім не мають відношення до предмета закупівлі.
Так, однією установою були проведені торги на хірургічні рукавички https://dozorro.org/tender/UA-2017-03-14-000824-a . В інструкції з підготовки зазначалось, що пропозиція складається з комерційної та технічної частини. Учасник надав весь пакет документів згідно вимог документації, однак, був відхилений через те, що пропозиція була завантажена не 2 файлами, а 21, що ускладнює процес розгляду для замовника.
Г) НЕ встановлювати надмірних вимог
Замовники нерідко встановлюють вимоги, які прямо кажучи не мають безпосереднього відношення до предмета закупівлі та ускладнюють процедуру розгляду пропозицій.
- Перш за все, дане стосується довідки з Єдиного державного реєстру підприємців та організацій України (ЄДРПОУ), яка видається органами статистики. Цей документ повністю дублює інформацію, яка міститься у Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань (ЄДР), однак за нього ще потрібно здійснювати плату в розмірі 150 грн.
- Те ж саме стосується довідки про взяття на облік платника податків форми 4-ОПП. Ще з 2012 року дану довідку було відмінено для юросіб та фізосіб-підприємців, дані щодо яких містить Єдиний державний реєстр (ЄДР) юридичних осіб та фізичних осіб-підприємців. З 20 березня 2017 року дана довідка скасована абсолютно для всіх категорій осіб, про що йдеться у Наказі Мінфіну №1125 від 21.12.2016 року. Але деякі замовники продовжують вимагати даний документ від учасників.
- Щодо вимоги проставляння печатки на пропозиції та нотаріального посвідчення документів.
19 липня вступили в чинність положення статті 58-1 Господарського кодексу України, якими передбачено що «Відбиток печатки не може бути обов’язковим реквізитом будь-якого документа, що подається суб’єктом господарювання до органу державної влади або органу місцевого самоврядування. Орган державної влади або орган місцевого самоврядування не вправі вимагати нотаріального засвідчення вірності копії документа у разі, якщо така вимога не встановлена законом.»
Крім того, вимога, щодо обов’язкової наявності відбитку підпису на документі чи то нотаріального його посвідчення, тягне за собою адміністративну відповідальність у вигляді штрафу в розмірі від п’ятдесяти до ста неоподатковуваних мінімумів доходів громадян.
Саме тому, рекомендуємо вже зараз відмовитись у своїх тендерних документаціях від таких вимог або, принаймні, зазначати - “наявність печатки (у разі наявності)”.
Висновки:
- Уважно складати тендерну документацію та при її оприлюдненні перевіряти чи інформація була завантажена в електронну систему в повному обсязі
- НЕ встановлювати дискримінаційних вимог, оскільки це обмежить конкуренцію і, як наслідок, торги можуть не відбутись
- НЕ встановлювати надмірних вимог до учасників, адже збільшить обсяг роботи, як для учасників, так і для самого Замовника при розгляді тендерних пропозицій
