Доброго дня. Наша компанія бажає прийняти участь у тендері щодо закупівлі кранів кульових, який Ви оголосили. Тендерною документацією передбачено, що іноземні документи підлягають легалізації в Україні. Іноземні документи можуть подаватися Учасниками без їх легалізації в Україні лише у відповідності до Конвенції, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів 1961 року.
Наша компанія зареєстрована в Китайській Народній Республиці, яка не приєдналась до Гаагської конвенції 1961 року (за виключенням Гонконгу та Макао). Процедура легалізації є тривалою та складною для учасника, враховуючи велику кількість документів, які потребують такої легалізації.Також в документації відсутя інформація, як саме легалізувати документи, які надані третєми особами (виробники фарби, контрагенти за договором), якщо вони походять з іншої країни, ніж країна учасника та/або складені на іншій мові, ніж мова країни, в якій зареєстрований учасник.
В зв'язку з цим просимо розглянути можливість внесення змін до тендерної документації та надання можливості учаснику подати документи із нотаріально засвідченим перекладом в незалежності від того, чи приєдналась країна, в якій зареєстрований учасник, до Гаагської конвенції 1961 року чи ні.
Якщо на думку замовника внесення таких змін не є можливим, просимо:
1. розглянути можливість подовження строку подання пропозицій для підготовки документів пропозиції у відповідності з вимогами тендерної документації
2. надати розяснення, як саме повинен легалізувати документи учасник, якщо вони видані в іншій країні, ніж країна, в якій зареєстрований учасник.
Розгорнути
Згорнути
відповідь:
Уважно розглянувши Ваше питання, повідомляємо, що вимога про легалізацію іноземних документів в Україні не може бути скасована замовником. Дана вимога включена у тендерну документацію з тим, щоб іноземні документи, видані органами влади та місцевого самоврядування іноземних країн, які подаються учасниками у процедурі закупівлі, мали належне підтвердження їх дійсності та законності, і не породжували обґрунтований сумнів замовника у їх достовірності.
Разом з цим, враховуючи зміст Вашого звернення, вважаємо необхідним роз’яснити, що вимога замовника про легалізацію іноземних документів в Україні стосується виключно офіційних документів, тобто документів, складених за участю іноземних органів державної влади та органів місцевого самоврядування, або таких, що від них виходять. Наприклад, але не виключно, до офіційних документів належать документи, які виходять від органу або посадової особи, що діють у сфері судової юрисдикції держави, включаючи документи, які виходять від органів прокуратури, секретаря суду або судового виконавця, адміністративні документи,нотаріальні акти, офіційні свідоцтва, виконані на документах, підписаних особами у їх приватній якості, такі як офіційні свідоцтва про
реєстрацію документа або факту, який існував на певну дату, та офіційні і нотаріальні засвідчення підписів.
У випадку, якщо країна реєстрації учасника процедури закупівлі не є членом Конвенції, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів (Гаага, 05.10.1961), то іноземний документ, який учасник має намір подати у складі своєї тендерної пропозиції у процедурі закупівлі, має бути легалізований в Україні шляхом консульської легалізації.
Правила консульської легалізації іноземних документів в Україні встановлені Інструкцією про порядок консульської легалізації офіційних документів в Україні і за кордоном, затвердженою наказом Міністерства закордонних справ України № 113 від 04.06.2002 (далі – Інструкція). Замовник рекомендує уважно ознайомитися з даною Інструкцією.
У зв’язку з викладеним Ваше клопотання про подовження строку подання тендерних пропозицій є передчасним і не може бути задоволене замовником.
Якщо іноземні документи видані в іншій країні, ніж країна, в якій зареєстрований учасник, то такі документи мають бути легалізовані за правилами консульської легалізації, наведеними вище. У випадку, якщо така третя іноземна країна є членом Конвенції, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів (Гаага, 05.10.1961), то вважається, що Україна звільнила від легалізації документи, видані у цій країні, за умови, що всі інші вимоги даної конвенції щодо таких документів (проставлення апостилю) будуть виконані.