Нещодавно Уряд збільшив мінімальний строк для подання пропозицій на закупівлях робіт до 14 днів. Саме до цього ми закликали за результатами дослідження щодо строків подання тендерних пропозицій у будівництві. Воно показало, що у 2023 році 75% будівельних тендерів мали мінімальний строк подачі. Тобто в 9 із 10 випадків у бізнесу було менше 10 днів, щоб побачити тендер, вивчити всі вимоги та підготувати тендерну пропозицію. Тобто і зібрати стандартні документи, і провести всі потрібні розрахунки та сформувати повний кошторис. 

Цю проблему розв’язали. Однак строк подання пропозицій — не єдиний чинник, який впливає на залучення бізнесу в закупівлі. Ще є обмежений через війну ринок та якість самої тендерної документації, зокрема її умови та формат, у якому вона опублікована — скан pdf чи машиночитні дані.  

Чи сильно допоможе вам ще один тиждень, якщо для участі потрібно оцифрувати понад 100 сторінок кошторисів, бо замовник відмовляється завантажувати тендерну документацію в машиночитному форматі?

Приклади

Ми знайшли три закупівлі з будівництва очікуваною вартістю понад 100 млн грн, в яких замовники оприлюднили тендерну документацію в pdf-форматі (дані для формування кошторисних розрахунків не в машиночитному вигляді). Ймовірно, бо не хочуть залучити максимальну кількість учасників на свої торги.

• Будівництво загальноосвітньої школи в селі Софіївська Борщагівка, Київської області, очікувана вартість 421,7 млн грн. 

Замовник — Борщагівська сільська рада — оприлюднив тендер  в п’ятницю 12 квітня о 21:35, строк подання пропозицій встановив  — 16 днів. Усі документи тендерної документації оприлюднено у форматі pdf (не можна конвертувати). На саме технічне завдання (відомість про обсяг робіт) припадає 130 сторінок у pdf. Потенційний учасник закупівлі звертався через Prozorro до замовника: «для коректної обробки тендерної пропозиції, прохання надати кошторис у вигляді IMD файлу». Той відмовив.

Замовник вимагає наявності в учасника понад 70 різних транспортних засобів, механізмів та будівельного обладнання. На все це обладнання необхідно надати документи права власності / користування / договори акти передачі і т.д.. 

• Будівництво дошкільного навчального закладу в селі Софіївська Борщагівка Києво-Святошинського району. Коригування в частині влаштування укриття, очікувана вартість 283,7 млн  грн. 

Той самий замовник. Знову оприлюднив тендер в п’ятницю ввечері — 12 квітня 20:00. Строк подання пропозицій — теж 16 днів.

Усі документи у pdf (не можна конвертувати). На саме технічне завдання (відомість про обсяг робіт) припадає 172 сторінки у pdf. Потенційний учасник закупівлі звертався через Prozorro з проханням «для коректної обробки тендерної пропозиції, прохання надати кошторис у вигляді IMD файлу». Замовник теж відмовив.

• Будівництво автотранспортної бази для КП «Ужгородський муніципальний транспорт», очікувана вартість 155 690 080,00 грн.

Департамент міської інфраструктури Ужгородської міської ради оприлюднив тендер  в п’ятницю 12 квітня о 18:04. Строк подання пропозицій встановив мінімальний  — 14 днів. 

Тендерна документація містить 123 сторінки скану в pdf. Понад 80 з них припадає на технічне завдання (відомість обсяг робіт).

Чому це проблема?

Усі три закупівлі оголосили в п’ятницю після закінчення робочого дня. Здебільшого і бізнес, і замовники мають п’ятиденний робочий тиждень із понеділка по п’ятницю. Тому якщо закупівлю оголосити в останні години п’ятниці, ймовірно, учасники побачать її вже в понеділок.

Скільки часу потрібно бізнесу, щоб оцифрувати понад 100 сторінок pdf для підготовки кошторисних розрахунків? Багато! 

На нашу думку, завантаження файлів тендерної документації, необхідних учасникам для кошторисних розрахунків, в немашиночитному вигляді є одним зі способів обмежити потенційних учасників.  

 Ми підозрюємо, що деякі учасники мають технічні завдання наших закупівель-прикладів в машиночитному форматі та зможуть вчасно підготувати свої пропозиції, зокрема всі кошторисні розрахунки. Замовники можуть спеціально ділитися документацією із заздалегідь обраним підрядником-фаворитом. 

Окрім цього, замовники не оприлюднили проєкти будівництв для наших прикладів. Хоча це і не є обов’язковою вимогою, проєкти значно підвищують розуміння потенційних учасників, що саме планує побудувати замовник. 

Отже, ми рекомендуємо замовникам завжди викладати документацію в якомога зручнішому форматі для бізнесу. Так вам буде легше залучати учасників і отримувати класних підрядників. 

Зараз ми проводимо глибше дослідження цієї проблеми. І якщо воно підтвердить її важливість, ми будемо рекомендувати на законодавчому рівні зобов’язати замовників оприлюднювати документи, необхідні учасникам для кошторисних розрахунків, у машиночитному форматі. 

Цю публікацію підготовлено за фінансової підтримки USAID / UK aid проєкту “Прозорість та підзвітність у державному управлінні та послугах / TAPAS” та Європейського Союзу. Її вміст є виключною відповідальністю Transparency International Ukraine.