Ще в мирний час значна частина закупівель, які передбачають аукціон в Prozorro, так і не завершувалася підписанням договору — від 35% на допорогових до 48% на надпорогових. Найчастіше так стається через недостатню кількість учасників. На цю причину припало 86% всіх лотів серед неуспішних. А кожен лот із недостатньою кількістю учасників відтягує час на підписання договору, а відповідно і на початок поставки, як мінімум на 15 днів — закупівлю треба переоголошувати. 

З початком війни ця проблема може стати ще актуальнішою. Так, згідно з опитуванням Gradus Research, приблизно 85% бізнесу повністю або частково припинили свою діяльність. Це може значно зменшити кількість учасників, що можуть брати участь у публічних закупівель.

Уже зовсім скоро почнуть повертатись обов’язкові закупівлі, що передбачають аукціон. Але залучити достатню кількості учасників стане значно важче. Тому важливі будь-які швидкі і недорогі рішення, що можуть допомогти учаснику знайти закупівлю, а замовнику — отримати постачальника. І якраз про одне із таких рішень я хотів би детальніше розказати.

Зараз замовники дізнаються про те, чи достатньо учасників прийшло на торги, лише після завершення подачі пропозицій. Водночас деякі замовники пропонують додати в Prozorro мітку про достатню/недостатню кількість пропозицій. Це дозволило б їм збільшити частку оголошених закупівель із підписаними договорам. За їхніми словами, така мітка допомогла б розуміти, на яких закупівелях досі недостатньо учасників, щоб активніше працювати із ринком і запрошувати учасників на них цільово.

Ми вирішили дослідити, наскільки ця ідея справді може бути корисною.

Статистика успішності

Щоб перевірити, чи буде замовникам корисною інформація про кількість учасників, ми проаналізували:

• коли учасники загалом подають пропозиції;
• коли достатність/недостатність учасників стає важливим індикатором неуспішності торгів.

Аналіз проводили окремо для відкритих торгів і допорогових закупівель.

Відкриті торги

Якщо взяти випадкову закупівлю у відкритих торгах то ймовірність, що на неї прийде достатньо учасників, становить приблизно 59%. Водночас більшість учасників подають свої пропозиції в останні кілька днів. Тому і суттєвий вплив достатність/недостатність пропозицій набуває саме в останні кілька днів прийому пропозицій. 

Наприклад, якщо за 13 днів до кінця прийому пропозицій їх все ще менше 2, ймовірність того, що все таки достатньо пропозицій набереться, становить 58%. Однак навіть за 4 дні до кінця прийому пропозицій ця ймовірність знизиться не надто сильно — лише до 53%. Якщо пропозицій все ще недостатньо за 2 дні — ймовірність падає до 48%. Але найбільше значення, чи достатньо пропозицій на тендер, матиме за день до кінця прийому пропозицій. Адже якщо їх все таки недостатньо, ймовірність, що прийде достатньо учасників, стрімко знижується до 28%.   

Спрощені та допорогові закупівлі

У середньому на допорогові приходить достатньо учасників значно частіше, ніж на відкриті торги — у 77% випадків. Ймовірно тому що для того, щоб закупівля відбулася, тут достатньо однієї пропозиції. 

Однак для них так само важливі останні три дні прийому пропозицій. Зокрема,  якщо за день до кінця прийому пропозицій все ще немає, ймовірність, що прийде хоч один учасник прийде стрімко падає до 35,6%. 

Чим інформація про достатність учасників може бути корисною

Як бачимо, як у відкритих торгах, так і допорогових закупівлях цей показник набирає найбільшого значення в останні три дні прийому пропозицій. Тому говорити про те, що мітка про достатність учасників допоможе врятувати закупівлі, ми не наважились би. Однак ця інформація справді може бути корисною, як замовникам, так і потенційним учасникам. 

1. Для замовників найкориснішою буде інформація про те, які закупівлі вже мають достатньо пропозицій. Тоді вони зможуть зосередитися на тих тендерах, де поки пропозицій бракує: наприклад, активніше закликати бізнес до участі. Водночас вони не будуть намарно витрачати час і зусилля на те саме для закупівель, на які вже точно прийшло достатньо учасників. Це допоможе правильно визначити пріоритети і розподілити ресурси. 
2. Замовники зможуть переносити термін завершення подачі пропозицій (наприклад, через зміну у тендерну документацію), якщо будуть бачити, що за день до завершення подачі пропозицій не прийшло достатньо учасників. Хоча у випадку відкритих торгів це і подовжить закупівлю щонайменше на 7 днів, але це швидше, ніж оголосити нову закупівлю і втратити ще 15 днів.
3. Потенційні учасники зможуть швидше відбирати закупівлі, де учасників не вистачає. Це може бути особливо корисно на допорогах. Якщо пропозицій не було за день до кінця їх прийому, то той, хто подасться в останній день, має 64% ймовірності стати єдиним учасником і отримати договір. 

Ризики і сумніви

Попри те, що ідея відкрити дані про достатність пропозицій має багато переваг, вона містить і деякі ризики.

Насамперед, ця інформація має справді важливе значення лише в останні кілька днів прийому пропозицій. Водночас, якщо тендер передбачає підготовку багатьох документів, учасникам просто не вистачить часу їх зробити. Навіть якщо організатор витратить час і зусилля, щоб залучити їх в останній момент. 

Ще один дискутивний момент — як цю позначку будуть використовувати учасники на відкритих торгах. Існує ймовірність, що бізнес буде подаватися лише туди, де вже буде достатньо учасників, якщо така інформація буде у відкритому доступі. Навіщо витрачати зусилля на тендери, які невідомо чи відбудуться взагалі, якщо є ті, які ти знаєш, що точно відбудуться? Однак, щоб зняти цей ризик, можна додати ще одну позначку “один учасник”. Тоді бізнес буде знати, що якщо він подасться, пропозицій буде достатньо для аукціону.  

Окрім цього, цю інформацію можуть використовувати недобросовісні учасники, щоб “тролити” замовників — подаватися на закупівлі, а потім відмовлятися в останній момент перед завершенням подачі пропозицій. Так у замовника буде складатися хибне враження, що із закупівлею все добре, хоча насправді учасників буде недостатньо.