У системі Prozorro зареєстровано понад 50 тисяч замовників, які лише за минулий рік оголосили 5,4 мільйона закупівель. І поки що це море замовників хаотично дрейфує без чіткого орієнтира, де знаходиться шуканий берег найефективніших закупівель і хто до нього найближчий.

Що ми маємо зараз

Для оцінювання ефективності закупівель переважно використовують лише показник економії. Завдяки цьому виходять гучні заголовки про те, що вдалося заощадити таку-то суму коштів. Наскільки таке мірило є об’єктивним і наскільки показує реальну якість організації та проведення закупівель? Ні на скільки. Це трохи нагадує компас Джека Горобця, який завжди вказує у тому напрямку, де знаходиться бажаний об’єкт його господаря. Хочеш високий показник — просто завищуєш очікувану вартість. Але поки що — це єдиний компас, який мають замовники. 

Водночас вони не можуть прокласти свій маршрут покращення закупівель, бо існують в системі без координат. Через це також складно і керівним органам, місцевим радам і міністерствам: не зрозуміло, як забезпечити контроль підпорядкованих замовників. 

Що з цим робити

Оцінювати ефективність закупівель можна по-різному. Можна аналізувати вручну. Однак системний моніторинг потребує неабияких ресурсів, зокрема людських. 

Свого часу мені довелося працювати в команді реформаторів закупівель Укроборонпрому. І одне з перших завдань, яке постало після переходу оборонних підприємств в Prozorro — оцінка ефективності. Покрити системним моніторингом тисячі тендерів майже ста оборонних підприємств було в принципі неможливо з обмеженим людським ресурсом.

Водночас система Prozorro дає можливість доступу до масивів даних, які характеризують більшість подій закупівлі, поведінку учасників і замовника та дають можливість отримати картину перебігу процедури закупівлі, яка характеризує її ефективність. Наскільки часто замовник використовує неконкурентні процедури закупівель? Наскільки активно беруть участь в торгах учасники? Наскільки результативними є торги замовника? Скарги, вимоги, дискваліфікації і багато іншого.

Налаштувати такі показники можна за допомогою модулів аналітики BI Prozorro. Про те, які показники обрати і чому я писав у попередньому матеріалі. 

Кому це треба і навіщо

Запровадження комплексної оцінки ключових показників для підприємств  Укроборонпрому дозволило не тільки зрозуміти, хто із замовників старається, а хто не дуже, але й стало стимулом для них, щоб працювати краще.

Коли замовник бачив низьку кількість учасників на своїх торгах, він починав аналізувати проблему. Можливо, це надто деталізована інформація про предмет закупівлі, яку виписує ініціатор під свої вподобання, а не реальні потреби. Можливо — надто пасивна робота із запрошенням учасників і роботою з ринком. Можливо — неефективні умови співпраці (значне відтермінування оплати, малий термін поставки).

Аналіз допомагає ідентифікувати проблему. Далі можна знайти її причини і виправити. 

Дуже часто проблеми в закупівлях, зокрема з конкуренцією — це не свідомі порушення, а радше несвідомі підходи. Наприклад, до того, як описувати предмет закупівлі, умови поставки і виконання робіт. Або просто невміння комунікувати з ринком. 

Аналогічно і з іншими показниками. Аномальна кількість дискваліфікацій скоріше за все свідчить, що тендерні вимоги замовника є або нечіткими, або надто складними і обтяженими купую довідок. Низька конкурентна активність в аукціоні може говорити про узгодженість дій учасників і неправильне обрання закупівельної стратегії. 

Водночас часто самі замовники зацікавлені у тому, щоб виправити такі проблеми. Пригадуючи свій досвід роботи в Укроборонпромі, я з подивом згадую, що навіть достатньо посередні замовники намагалися покращувати свої результати і навіть з’являлася змагальність — хто кращий. Замовники починали активніше комунікувати з ринком, не вимагати непотрібні довідки, обмінюватися досвідом, аналізувати наявність пропозицій на ринку і будувати вимоги під максимально широке коло пропозицій.

Звісно в цьому є важлива роль керівного органу. Хтось має давати замовнику чіткий сигнал того, що його корабель дрейфує не в тому напрямку і що це бачать ззовні. Водночас часто організатори надто поглинуті буденними і поточними закупівельними процесами, які не дозволяють проаналізувати ситуацію загалом і ідентифікувати свої слабкі та сильні сторони. Саме для такого контролю керівні органи і існують. Тому для них особливо корисним буде визначити методологію оцінки ефективності закупівель, яка буде відображати справжні результати й успішність підпорядкованих замовників.

Однак усе має починатися з чітких маркерів. Спроби переконати замовника, щось змінити у своїх підходах інколи спершу можуть викликати спротив: «ми так завжди робили» або «навіщо нам проблеми, нас і так усе влаштовує». Однак, якщо у вас є чіткі показники ефективності, за якими замовника порівнюють з іншими, впроваджувати найкращі практики стає легше. Що це за практики? Передтендерні консультації з ринком і загалом активна комунікація, розроблення категорійних практик.

Рейтинг замовників 2021

Нижче наведені оцінки замовників за результатами 2021 року на основі підходів, які ми використовували в Укроборонпромі. Оцінка замовника відбувається за такими показниками: використання конкурентних процедур закупівель, результативність (успішність) торгів, економія, кількість учасників, конкурентна активність в аукціоні (зниження цінових пропозицій), дискваліфікації, тендери з мінімальною кількістю учасників, тендери з підтвердженими порушеннями з боку АМКУ та Держаудитслужби.