На початку лютого ми проаналізували, як тривалість строку подання тендерних пропозицій у будівельних тендерах впливає на економію. У 2023 році 75% будівельних тендерів мали мінімальний строк подачі — 7 днів. Але очікувано, більше учасників приходило на ті закупівлі, де було більше часу на підготовку пропозицій. У випадку будівництва тижня переважно замало, щоб зібрати стандартні документи, провести всі потрібні розрахунки та сформувати повний кошторис. На основі нашого аналізу, цю проблему розв’язали — уряд збільшив мінімальний строк для подання пропозицій на закупівлях робіт до 14 днів.

Водночас строк подання — не єдиний чинник, від якого залежить, чи відгукнеться бізнес на закупівлю. Поміж іншого, на його рішення впливатиме якість самої тендерної документації, зокрема її умови та формат, у якому вона опублікована. Ідеться про те, чи будуть необхідні документи та форми для розрахунків у машиночитному форматі, чи замовник завантажить їх у pdf, який ще треба передрукувати вручну, щоб почати роботу.

Тому ми вирішили дослідити, як часто торік замовники публікували в ТД файли, необхідні для кошторисних розрахунків, у машиночитному вигляді.

Загалом машиночитні дані — це ті, які комп’ютер може розпізнати та обробити автоматично. Приміром, він може самостійно порахувати суму чисел із таблиці Excel, але не з фотографії цієї самої таблиці. Машиночитних форматів досить багато, але в межах цього дослідження ми вважали такими:

• файли Excel;
• файли у форматах обміну даними кошторисних програм imd, .ims, .imp, .idc, .ipd, .ibs, .bds, .bdd, .bdp, .bsdu, .bdcu, .bpdu, .bsdr, .bdcr, .bpdr.

Адже саме їх використовують для складання кошторисів, які бізнесу зазвичай треба подавати в складі своєї пропозиції на тендер.

Для аналізу ми взяли закупівлі 2023 року з відомою кількістю учасників за такими кодами CPV:

• 45400000-1 Завершальні будівельні роботи
• 45200000-9 Роботи, пов’язані з об’єктами завершеного чи незавершеного будівництва та об’єктів цивільного будівництва
• 45300000-0 Будівельно-монтажні роботи
• 45100000-8 Підготовка будівельного майданчика

У 2023 році замовники оголосили 34 213 конкурентних лотів, предметом яких були будівельні роботи. Переважно це були відкриті торги, спрощені закупівлі становили 12,2%.

Документи в машиночитному форматі зустрічалися у 2 301 закупівлі, тобто у 6,73%. Ще 86,45% лотів у тендерній документації мали файли в інших форматах, наприклад, docx + pdf. При цьому за узагальненими даними невідомо, в якому форматі було розміщено завдання, необхідне для кошторисних розрахунків. У решті 6,82% закупівель усі файли були виключно в pdf.

Відкриті торги

Торік було 1 956 відкритих торгів на будівництво, де замовники додали документи в машиночитних форматах. Майже 86% з них (1 679) — це закупівлі з файлами Excel. І лише в 14% лотів (277) були файли для спеціальних кошторисних програм: або тільки вони, або вони + Excel.

Змішані формати, окрім машиночитних, були в 25 981 закупівлях. І ще в 2 103 лотах документи були лише у форматі pdf.

Конкуренція на торгах

Конкуренція на закупівлях була тим вищою, чим далі документи її тендерної документації були від pdf і ближче до машиночитних даних. Так, у лотах, де всі файли мали формат pdf, пропозиції в середньому подавали 0,99 учасника. У закупівлях зі змішаним форматом файлів їх було вже 1,26. А у випадку з машиночитними документами — 1,3. Водночас якщо детальніше поглянути на торги з документами в машиночитних форматах і розділити їх на підкатегорії, то:

• лоти з файлами Excel мають схожий показник конкуренції із лотами з файлами у змішаних форматах — 1,2 пропозиції;
• натомість закупівлі, де необхідні для розрахунків документи публікували одразу у форматах для спеціальних кошторисних програм, показник конкуренції суттєво вищий — 2,1.

Замовники, що додавали в тендерну документацію файли в машиночитних форматах, ставили хоч і не набагато, але все ж довші строки подання пропозицій — у середньому 9,44 дня проти 8,47 у загальному. У лотах з документами у форматах кошторисних програм середній строк сягнув 13,82 дня.

Ми також подивилися конкуренцію на торгах різної очікуваної вартості. Зокрема ми використали вартість закупівлі як ознаку, щоб розділити замовлення на Prozorro за складністю об’єктів — чим дорожче, тим складніше. Звісно, це не ідеальний підхід, але кращого варіанту знайти не вдалося.

У 88% відкритих торгів, які потрапили в нашу вибірку, очікувана вартість не перевищує 10 млн грн. Тож цей діапазон ми розглянули детальніше, поділивши його на три групи:

• до 1,5 млн грн. Ми подивилися, що саме купують на такі суми — здебільшого у такому проміжку предметом закупівель виступають нескладні будівельні роботи (утеплення фасаду будівлі, заміна вікон, встановлення нової сантехніки в туалетах, укладання тротуарної плитки тощо).
• від 1 до 5 млн грн. Будівельні роботи складнішої конфігурації: покрівельні роботи, ремонти незначних об’єктів.
• 5-10 млн грн. Об’єкти будівництва цієї групи характеризуються підвищеною складністю, а виконання робіт передбачає залучення певної спеціальної будівельної техніки (кранів, бульдозерів, навантажувачів тощо) та кваліфікованих інженерів.

Наступні діапазони очікуваної вартості об'єднані в групи за аналогічними припущеннями, що ріст складності відбувається паралельно з ростом очікуваної вартості та обсягом виконаних робіт.

Отже, ми зупинились на таких групах:

1. ОВ < 1,5 млн грн;
2. 1,5 <= ОВ < 5 млн грн;
3. 5 <= ОВ < 10 млн грн;
4. 10 <= OB < 20 млн грн;
5. 20 <= OB < 50 млн грн;
6. 50 <= OB < 100 млн грн;
7. OB > 100 млн грн.

Виявилося, що для лотів, у яких документація була оприлюднена у форматі pdf,  середня кількість учасників фактично не змінювалася за різної очікуваної вартості закупівлі. Лише для замовлень на понад 50 млн грн конкуренція злегка зросла з 1 до 1,2.

А ось у лотах, де технічне завдання документації було в форматах обміну даними між кошторисними програмами або в Excel, спостерігаємо зростання конкуренції залежно від очікуваної вартості. Якщо на такі лоти з очікуваною вартістю до 20 млн грн в середньому приходило 1,6 учасника, то для лотів очікуваною вартістю від 20 до 50 млн грн середній рівень конкуренції зріс до 2,8 учасника. Максимальна кількість учасників приходила на закупівлі очікуваною вартістю від 50 до 100 млн грн і становила 3,5. А це втричі більше, ніж на лотах, де документацію оприлюднили лише в pdf.

Загалом найвища конкуренція була в лотах з машиночитними файлами для розрахунків і вартістю від 20 до 100 млн грн.

Найбільші замовники

Відкриті торги з машиночитними файлами для кошторисів у тендерній документації у 2023 році оголошували 240 замовників. Найбільше таких лотів опублікували:

• Департамент гуманітарної політики Дніпровської міськради — 345;
• КП «Харківські теплові мережі» — 252;
• ПрАТ «Волиньобленерго» — 105.

Здебільшого вони завантажували файли Excel.

А ось документи в форматі для кошторисних програм у тендерній документації використовували тільки 23 замовника. Серед них — Служби відновлення, АТ «Укргазвидобування» та його філії, підприємства енергетичної інфраструктури та підрозділи капітального будівництва міських рад.

Зокрема в серпні 2023 року Державне агентство відновлення та розвитку інфраструктури України розробило методичні рекомендації щодо публічних закупівель для підпорядкованих йому обласних Служб відновлення. Агентство відновлення радить їм у складі тендерної документації на закупівлях будівельних робіт надавати, в тому числі, затверджену проєктну документацію в повному обсязі, включаючи кошторисну документацію у форматі Excel та спеціалізованих систем, зокрема .ibs, .idc (IBD-6.x), .bsdu, .bdcu (IBD-5.х). Також Агентство рекомендувало встановлювати строк для подання тендерних пропозицій не менше 14 днів, а для закупівель з очікуваною вартістю від 100 млн грн —  не менше 20 днів.

Можливо, аналогічні внутрішні політики є і в інших замовників.

Спрощені закупівлі

Хоча основний метод закупівель наразі — це відкриті торги з особливостями, ми вирішили подивитися аналогічні показники і для спрощених закупівель через значну частоту застосування (12,2% будівельних лотів). У них машиночитні формати теж використовують рідко — у 8,3% випадків.

У спрощених закупівлях впливу формату тендерної документації на конкуренцію не видно. Для всіх варіантів середня кількість пропозицій на лот становить 0,93-0,99. Водночас строк подання у таких закупівлях менший, в середньому 3,5 днів. Вибірка даних також невелика, тож це питання потребує додаткового вивчення.

Підсумки

Машиночитні формати, які дозволяють оптимізувати складання кошторисів — рідкість у тендерних документаціях на закупівлях будівельних робіт у Prozorro. Так, у 2023 році файли Excel або у форматах спеціальних кошторисних програм були тільки в 6,7% лотів. 

Але коли їх таки використовують, конкуренція зростає. Приміром, на відкриті торги, де всі документи тендерної документації були у форматі pdf, пропозиції подавали в середньому 0,99 учасника. Натомість на лотах з файлами у форматах кошторисних програм середній рівень конкуренції становив 2,1 учасника.

Найвища конкуренція була на лотах з файлами у машиночитних форматах з очікуваною вартістю від 50 до 100 млн грн — 3,47 пропозиції.

При цьому замовники, що використовували машиночитні формати документів, були більш схильними дати бізнесу більше часу на підготовку своєї пропозиції — в середньому 9,44 дня проти загального показника у 8,47 дня. А на лотах з файлами для кошторисних програм — навіть 13,82 дня. Імовірно, ці два фактори впливають комплексно — у бізнесу є зручний формат документів, необхідних для підготовки пропозиції, та більше часу на це.

Мінімальний строк подання пропозицій на будівельних тендерах уряд уже збільшив після нашого попереднього дослідження. Тож надалі ми рекомендуємо зобов’язати замовників у складі тендерної документації відкритих торгів на будівництво оприлюднювати додаткову інформацію,  необхідну для кошторисних розрахунків у файлах в універсальних форматах для кошторисних програм та у форматі Excel. Це можна зробити кількома шляхами. Наприклад, внести відповідне зобов’язання в Постанову №1178 та закон. Або ж затвердити типову тендерну документацію, у склад якої включити необхідні документи у машиночитних форматах.

Це дозволить:

• швидше та якісніше готувати кошторисні розрахунки;
• запобігати зловживанням, коли замовник надає документи в машиночитному форматі лише обраному підряднику.

Також варто провести додаткові консультації з бізнесом та врахувати його думку під час розробки норми.

Створення цього (зазначити) стало можливим завдяки щедрій підтримці американського народу, наданій через Агентство США з міжнародного розвитку (USAID). Зміст є винятковою відповідальністю Transparency International Ukraine та не обов'язково відображає погляди USAID чи Уряду Сполучених Штатів. Цей (зазначити) створений за фінансової підтримки Програми допомоги з міжнародного розвитку від Уряду Великої Британії. Однак висловлені погляди не обов'язково відображають офіційну політику Уряду Великої Британії.