Яка потреба? Стати більш успішним у публічних закупівлях

Що робимо? Нам варто знайти шляхи, як стати ефективнішими в закупівлях. Для цього ми спочатку проаналізуємо досвід користувача в Prozorro. Скільки було дискваліфікацій і чому? З якими замовниками краще працювати? Які є основні конкуренти тощо?

Чому це важливо? Кожний учасник прагне підвищити свої прибутки та мінімізувати витрати. Для цього потрібно перемагати у закупівлях та отримувати вигідні контракти. Але це можливо лише якщо систематично відстежувати показники своєї ефективності і вчасно коригувати стратегію на ринку. 

Припустимо, перед нами поставили завдання підвищити ефективність нашого підприємства у публічних закупівлях. Щоб розуміти, що саме варто покращувати, насамперед треба оцінити загальну картину та виявити слабкі місця. У цьому нам допоможе лист додатку “12. Етап закупівель” модуля аналітики: карточка учасника (Пропозиції).

Тепер можемо подивитися загальні показники: кількісні та вартісні обсяги участі в закупівлях, відсоток участі у конкурентних/неконкурентних закупівлях. Ці дані допоможуть нам зрозуміти, де ми маємо більший дохід — у прямих договорах або ж від участі на аукціонах. Відсоток переможних лотів покаже нам, наскільки часто взагалі ми перемагаємо у торгах, тоді як відсоток виконаних договорів серед усіх завершених покаже, чи є проблеми на етапі реалізації своїх зобов’язань.

Тепер варто проаналізувати, наскільки наш учасник успішний на торгах — для цього виберемо конкурентні закупівлі. Щоб встановити основні причини, чому нашій фірмі не вдалося укласти договори із замовниками, оцінюємо статуси поданих пропозицій учасника на діаграмі. Щоб краще побачити інформацію, у верхньому правому куті діаграми натискаємо на коло з написом “на весь екран”, і діаграма розкриється. Далі можемо ознайомитися з основними причинами, чому з компанією так і не уклали договір:

• зависока ціна;
• дискваліфікації;
• скасовані процедури;
• нерозглянуті пропозиції.

Щоб побачити абсолютні цифри одного з секторів, слід навести на нього курсор миші.

Далі буде корисно ознайомитися зі списком замовників, у чиїх тендерах наш учасник найактивніше брав участь. Діаграма “Організатор” показує рейтинг замовників у розрізі статусів поданих цінових пропозицій учасника. Цей об’єкт допоможе встановити, з ким із замовників не вдалося укласти договори через дискваліфікацію або високу ціну.  Для цього можна:

• встановити всі причини відхилення наших пропозицій та їх обґрунтованість;
• дослідити різницю цін нашої пропозиції та конкурентів. 

Аналіз цієї інформації потрібен для того, щоб виправити/покращити співпрацю із цими організаторами або ж і зовсім відмовитися від неї.

Щоб оцінити, у яких областях наш учасник найбільш активно бере участь, дивимося діаграму “Географія”. Вона показує розподіл значень вибраного показника (кількість лотів або очікувана вартість) на карті України по областях організаторів. Також не зайвим буде проаналізувати, як змінювалася частка перемог/дискваліфікацій нашої фірми з часом. Наприклад, так ми побачимо місяці, які сильно відрізняються від інших. Їх треба буде дослідити детальніше. Можливо, наша фірма найняла нового співробітника, який робив однакову помилку — і це призводило до дискваліфікацій поданих пропозицій.

Щоб встановити скільки грошей наша фірма потенційно недоотримала через те, що частину тендерних пропозицій відхилили, потрібно вибрати статус “дискваліфіковані” та включити показник “очікувана вартість”. Саме від суми очікуваної вартості закупівель ми зможемо орієнтовно порахувати, скільки було втрачено на тендерах. Тепер встановлюємо, хто з замовників найбільше дискваліфікував нашого учасника. Це допоможе виявити тенденцію відхилень пропозицій та визначити, чи потрібна нам співпраця з таким замовником. Насамперед, для цього слід дізнатися, чи взагалі перемагала колись наша фірма на його торгах.

Якщо перемог і зовсім не було, лишень одні  дискваліфікації, слід  виявити всі причини відхилень наших пропозицій та їх обґрунтованість. Це потрібно, щоб у подальшому уникнути таких знайдених помилок. Тож вибираємо організатора і переходимо на лист “Тендери”, а далі — на кожну закупівлю окремо.

Далі нам потрібно визначити своїх основних конкурентів та їх цінову політику. Відбираємо всі закупівлі зі статусом “не виграли (вища ціна)” та “не розглянуті” і аналізуємо різницю цін наших пропозицій та конкурентів. Якщо вона незначна, то можна змінити тактику зниження ціни під час аукціону. Якщо різниця велика, потрібно вирішити чи варто брати участь у таких тендерах    

У результаті такого аналізу ми можемо визначити слабкі місця учасника і завдяки цій інформації — виконати роботу над помилками та покращити результати.

Зауваження: Якщо вибрати більше одного учасника, їх реквізити та дані не будуть відображатися. Тому для роботи з листами “Карточки учасника” треба вибирати лише одне підприємство.

Також є інструкції, які допоможуть розібратись з тим, як шукати конкретні закупівлі в Публічному модулі аналітики або аналізувати скарги учасників до АМКУ:

• Як визначити ринкову ціну на товару в системі

• Як учаснику знайти актуальні плани закупівель: покрокова інструкція

• Як проаналізувати скарги до колегії АМКУ

Повний перелік інструкцій є на сторінці інструментів DOZORRO та на нашому Youtube каналі.

Приєднуйтесь!