Що?

Високий відсоток змінених та виключених пунктів плану по закупівлях

Що робимо?

Виявляємо хто із департаментів має найбільше проблем по планування, а саме часто вносить зміни або взагалі виключає пункти плану.

Чому це важливо?

Керівні органи слідкують за рівнем ефективності планування своїх підрозділів, зокрема, щоб все заплановане таки було закуплене і не було закупівель без плану, адже це порушення закону, щоб замовник рідко вносив зміни і виключав пунтки плану. Ефективне планування - запорука успішної співпраці замовників та постачальників.

Оцінка показників по плануванню може бути корисним для тих керівних органів, які хочуть зрозуміти рівень ефективності планування своїх структурних підрозділів, а також може допомогти зрозуміти що потрібно робити аби поліпшити їх.

1. Для початку нам потрібно отримати показники ефективності планування по структурним підрозділам Львівської міської ради за 2018р. Для цього переходимо на Етап планування - лист “Загальний огляд таблично”. Відбираємо головний орган “Львівська міська рада”. Наприклад, знаючи ЄДРПОУ або назву, через пошук додайте головний орган у відбір і закріпіть.

2. Перемикаємо вимір на “Другорядний орган” і отримаємо перелік департаментів для подальшої оцінки їх рівня планування і виокремлення таких структурних підрозділів, які просідають по показникам.

3. Тепер для розуміння кращих/гірших підрозділів сортуйте кожен із показників від найбільшого до найменшого. Почнемо з % оголошених пунктів плану. Ми детально описали як саме проаналізувати ефективність рівня планування по даному показнику в попередній нашій інструкції. Припустимо, що департаменти виправили ситуацію по показнику % оголошених, і тепер все, що заплановано, було закуплено.

4. Наступним показником, який ми виправляли, був % зі змінами. Внесення змін в річний план закупівель часто вказує на те, що у замовника виникають потреби в закупівлях інших товарів, а коштів на них не вистачає. Тому деякі закупівлі, які менш важливі, можуть відмінятися. Це призводить до того, що постачальники готуються до тендеру, можливо оформлюють додаткові сертифікати на товари, а натомість мають відмінений план закупівлі. Це відштовхує постачальника і він може піти з ринку державних закупівель. Тому показник % виключених є вкрай важливим. % виключених це відношення пунктів плану, які відмічені як неактуальні до загальної кількості пунктів плану. Тобто замовник запланував закупівлі, згодом їх відмінив. Давайте відсортуємо показник в напрямку спадання і лідери будуть мати 0%, а підрозділи, які матимуть показник відмінний від нуля потребують аналізу причин чому були відмінені закупівлі.

5.Наступною ланкою оцінки ефективності планування є оцінка показника % публікацій пунктів плану в місяць чи після місяця оголошення. Показник поєднує в собі два показника: 1.% пунктів плану в місяць оголошення, та 2.% публікації пунктів плану після місяця оголошення  закупівлі. Показник говорить про те, що замовник створює пункт плану, і одразу закуповує в один і той самий місяць, а також чи закуповує він наперед без публікації пункта плану. Відсортуємо показник в напрямку спадання і лідери будуть мати найнижчі показники, а підрозділи, які матимуть високий показник потребують впровадження чіткої стратегії щодо ефективності планування.

6. Також давайте переглянемо окремо показник % публікації пунктів плану після місяця оголошення  закупівлі. Відмінне від нуля значення по показнику при проведенні надпорогових закупівель є ознакою порушення законодавства. Відсортуємо показник в напрямку спадання і лідери будуть мати 0%, а підрозділи, які матимуть показник відмінний від нуля, потребують аналізу на предмет порушення законодавства.

Ще інструкції, які допоможуть розібратись з тим, як шукати конкретні закупівлі в Публічному модулі аналітики:

• Огляд модуля планування для замовника
• Як оперативно виявити помилки в річних планах закупівель. Інструкція
• Етап планування: показники ефективності
• Етап планування: відсоток оголошених пунктів плану

Повний перелік інструкцій є на сторінці інструментів DOZORRO та Youtube каналі.

Задати питання можна в Facebook групі "Аналітичні інструменти ProZorro".